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Considerando os métodos de arquivamento e os princípios que regem a organização documental, analise as afirmativas abaixo e marque V, para verdadeiro e F, para falso:
(__)O método alfabético é indicado para arquivar documentos relacionados a nomes de pessoas físicas ou jurídicas, sendo eficiente quando há grande rotatividade de consulta.
(__)O método numérico exige o uso de índices auxiliares para localizar os documentos, o que pode tornar o processo mais seguro, porém menos ágil.
(__)O método geográfico é utilizado para arquivar documentos com base em datas e períodos, sendo ideal para registros históricos.
(__)O método cronológico é eficaz para arquivar documentos sequenciais, como protocolos, atas e registros de entrada e saída, organizando-os por data.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta:
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- Administração de ArquivosCompetências dos Profissionais de Arquivo
- Administração de ArquivosFunções Arquivísticas
Recentemente, a unidade registrou atrasos na entrega de documentos devido a erros de configuração das impressoras, atolamentos frequentes de papel nas copiadoras e uso inadequado do equipamento por parte de alguns servidores, que não respeitaram as instruções de operação. Além disso, foram identificadas impressões indevidas de documentos confidenciais por falta de atenção à fila de impressão e ao controle de acesso às impressoras.
Considerando esse contexto, analise as afirmativas a seguir:
I.O correto manuseio das copiadoras e impressoras inclui a conferência prévia da configuração, verificação de papel e toner, e atenção ao equipamento durante a operação.
II.A manutenção preventiva é desnecessária se o equipamento não apresentar problemas aparentes, já que seu uso eventual não compromete a qualidade da impressão.
III.Garantir a confidencialidade dos documentos impressos ou copiados faz parte das responsabilidades do servidor, incluindo controle de acesso e atenção à fila de impressão.
IV.A capacitação dos servidores quanto ao uso correto de copiadoras e impressoras contribui diretamente para a eficiência, redução de desperdícios e segurança da informação.
Assinale a alternativa correta:
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- Aspectos Básicos
- Gestão de Documentos
- Organização e Administração de ArquivosArquivamento e Ordenação de DocumentosMétodos de Arquivamento (Ordenação de Documentos)
Com base nas noções de arquivamento e procedimentos administrativos, assinale a alternativa correta:
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Com base nos princípios, nas técnicas e nas normas que regem a gestão de documentos e arquivos, julgue o item seguinte.
A conservação de documentos no Conselho, sejam eles físicos ou digitais, envolve a adoção de medidas para protegê-los contra danos, deterioração ou perda, garantindo a sua autenticidade e o seu acesso ao longo do tempo.
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Com base nos princípios, nas técnicas e nas normas que regem a gestão de documentos e arquivos, julgue o item seguinte.
A tabela de temporalidade de documentos do Conselho, ao definir os prazos de guarda e a destinação final (eliminação ou guarda permanente), constitui uma ferramenta essencial para a gestão de documentos e para a preservação da memória institucional.
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Com base nos princípios, nas técnicas e nas normas que regem a gestão de documentos e arquivos, julgue o item seguinte.
No âmbito das atividades de protocolo, a etapa de registro é fundamental para formalizar a entrada ou a saída de um documento na instituição. Esse procedimento garante o controle da sua tramitação ao atribuir-lhe um número de identificação único e registrar seus dados essenciais, como origem, data e assunto.
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Com base nos princípios, nas técnicas e nas normas que regem a gestão de documentos e arquivos, julgue o item seguinte.
Suponha-se que uma repartição pública tenha decidido digitalizar todo o seu acervo de documentos convencionais, eliminando os documentos originais em papel após a digitalização. Nesse caso, é correto afirmar que, após a produção dos arquivos digitais com boa resolução e armazenamento em sistema eletrônico, não haverá mais necessidade de manter os documentos físicos, independentemente do tipo documental, do valor jurídico ou da existência de legislação específica sobre digitalização e preservação de documentos.
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Com base na Lei nº 12.527/2011 (Lei de Acesso à Informação) e na Lei Complementar nº 131/2009 (Lei da Transparência), julgue o item a seguir.
Os conceitos fundamentais de arquivologia incluem a compreensão de que os documentos devem ser organizados de acordo com a sua proveniência, ou seja, a entidade produtora ou acumuladora.
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Em relação à digitalização de documentos, julgue o item a seguir.
Entre as principais vantagens da digitalização documental, destacam-se os baixos custos envolvidos, que abrangem a implantação do projeto, bem como a aquisição, a manutenção e a atualização de softwares e hardwares.
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Em relação à digitalização de documentos, julgue o item a seguir.
A digitalização proporciona maior agilidade no acesso à informação, o que favorece a eficiência na tomada de decisões.
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