Em uma secretaria municipal, durante uma auditoria interna, foi observado que alguns documentos recebidos não estavam corretamente registrados no sistema de protocolo, alguns processos eram arquivados fora da ordem e outros tinham informações incompletas sobre o remetente e a data de recebimento. Como resultado, houve atrasos na tramitação e dificuldades de localização de processos importantes.
Para corrigir a situação, o setor administrativo decidiu:

1. Padronizar o registro de todos os documentos recebidos, incluindo remetente, data, tipo de documento e número do protocolo;
2. Criar rotinas de arquivamento de acordo com normas de classificação e temporalidade;
3. Treinar os servidores sobre procedimentos internos de protocolo e arquivamento.

Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta:

Em uma repartição municipal, o setor de protocolo recebe diariamente centenas de documentos de diferentes tipos: processos administrativos de moradores, contratos de fornecedores, relatórios de obras e solicitações de licenças. Para organizar o arquivo físico, a equipe analisou os seguintes métodos de arquivamento:

⋅ Alfabético: organizar documentos pelo nome de pessoas ou empresas.

⋅ Numérico: usar números sequenciais atribuídos a cada documento ou processo.

⋅ Geográfico: separar documentos por região, bairro ou setor.

⋅ Temático: agrupar documentos por assunto ou área de interesse.

O chefe do setor solicitou que a equipe selecionasse o método mais adequado para agilizar a localização de solicitações de alvarás emitidos por cidadãos de diferentes bairros da cidade.

Considerando a situação apresentada, assinale a alternativa correta:

De acordo com a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a alternativa incorreta.

Qual é a teoria que define os arquivos como correntes, intermediários ou permanentes de acordo com a frequência de uso pelos órgãos ou entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário?

Assinale a opção em que é apresentado o princípio arquivístico segundo o qual os documentos de arquivo devem, independentemente de sua forma, de seu gênero e de seu tipo ou suporte, conservar seu caráter único, em função de seu contexto de produção.

No âmbito da arquivística, qual é o conceito que se refere à reunião de espécies documentais que compartilham características essenciais, como suporte e formato, exigindo processamento técnico específico e, em alguns casos, mediação para acesso, sendo exemplo o documento textual composto por manuscritos, datilografados ou impressos em papel, como atas, cartas, decretos e relatórios?

Em uma instituição, é utilizado um documento que registra de forma organizada e rastreável todas as comunicações recebidas e enviadas, garantindo transparência, integridade das informações e eficiência administrativa, além de servir como histórico para auditorias e melhorias nos processos comunicacionais. De acordo com essa descrição, esse documento é denominado:

Trata-se de um sistema de arquivamento no qual cada cliente ou correspondente recebe um número conforme a ordem de entrada ou registro, sem considerar a ordem alfabética, sendo indispensável o uso de um índice alfabético remissivo para localização rápida e para evitar duplicidade de pastas. De acordo com a descrição, qual é o nome desse método?

Leia atentamente o trecho abaixo:

“_____________ são todos aqueles que, produzidos e/ou recebidos por pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação.”

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do texto acima:

Quanto à classificação da correspondência, é correto afirmar que quando classificada pela distribuição será: