O arquivo geral de uma universidade municipal com unidades em quatro municípios organiza seus documentos conforme a lógica predominante de recuperação de cada tipologia. Associe a segunda coluna de acordo com a primeira, relacionando o conjunto documental a seu respectivo método de arquivamento:

Primeira coluna: conjunto documental

1.Convênios ativos, organizados por município de execução.

2.Contratos encerrados, organizados por número sequencial de registro.

3.Prontuários funcionais de servidores ativos, recuperados pelo nome.

4.Processos disciplinares encerrados, organizados por ano de conclusão.

Segunda coluna: método de arquivamento

(   ) Numérico

(   ) Cronológico

(   ) Geográfico

(   ) Alfabético

Assinale a alternativa que apresenta a correta associação entre as colunas:

Em uma secretaria universitária, o auxiliar responsável pela digitalização de documentos adota as seguintes práticas: nomeia os arquivos como "doc1", "doc2" e assim sucessivamente; digitaliza frente e verso em arquivos separados, sem unificação posterior; reduz a resolução ao valor mínimo para economizar espaço em disco; e não realiza conferência de legibilidade após a digitalização. Analise as afirmativas a seguir:

I.A ausência de nomenclatura padronizada inviabiliza a recuperação eficiente dos documentos digitalizados.

II.A digitalização de frente e verso em arquivos separados, sem posterior unificação, fragmenta o registro eletrônico e compromete a integridade documental.

III.A redução da resolução ao valor mínimo é prática adequada quando a economia de espaço é prioritária, desde que o destinatário verifique a legibilidade ao receber o arquivo.

IV.A conferência de legibilidade após a digitalização é responsabilidade do servidor que executa o procedimento, não podendo ser transferida ao destinatário.

É correto o que se afirma em:

No contexto de digitalização progressiva dos acervos universitários, um setor administrativo questiona se documentos em meio eletrônico podem, em certas condições, produzir efeitos equivalentes aos do suporte físico. Assinale a alternativa correta:

Uma universidade multicampi utiliza malotes internos para circulação de documentos entre unidades acadêmicas e administrativas. Passaram a ocorrer atrasos e extravios porque alguns envios foram feitos sem conferência de conteúdo, sem identificação padronizada e sem registro de remessa. Assinale a alternativa correta:

Na rotina do almoxarifado, pequenas falhas em recebimento e armazenamento viram custo e retrabalho em inventários. Sobre recebimento, conferência, armazenamento e conservação de materiais, analise as afirmativas.

I. A conferência se encerra com contagem e assinatura, enquanto divergências de qualidade ficam para apuração posterior, pois o registro documental é suficiente na entrada.

II. O armazenamento em ambiente com umidade elevada favorece papéis e embalagens, pois reduz ressecamento e mantém integridade de etiquetas e selos.

III. O registro de entrada com data, fornecedor, identificação do item e responsável, aliado à inspeção de integridade, fortalece rastreabilidade e reduz perdas ao longo do tempo.

IV. A distribuição interna deve priorizar materiais com validade mais longa, pois essa lógica reduz vencimento e preserva o estoque recente para demandas futuras.

V. A adoção de níveis mínimo e máximo, com reposição baseada em consumo e tempo de reposição, reduz ruptura e excesso, melhorando previsibilidade do abastecimento.

Estão corretas as afirmativas:

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

No encaminhamento de correspondência oficial, a certificação digital do sistema dispensa o uso de envelopes e lacres para documentos sigilosos, tornando facultativa a proteção física durante o transporte.

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

A fase de expedição de correspondência envolve a conferência de destinatários e anexos, seguida do registro de saída, que serve como prova documental de cumprimento de prazos e resguarda direitos jurídicos e administrativos.

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

A distribuição de documentos pelo protocolo deve ocorrer imediatamente após a recepção, sendo facultativa a etapa de registro para comunicações internas de caráter urgente, a fim de assegurar a celeridade administrativa.

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

O registro de documentos no protocolo consiste na transcrição de dados para um sistema de controle, visando individualizar o documento e garantir a rastreabilidade de sua tramitação desde a entrada na instituição.

No âmbito da secretaria escolar, os sistemas e métodos de arquivamento são fundamentais para a organização, preservação e localização de documentos. Considerando esse tema, assinale a alternativa CORRETA.