A gestão documental na administração pública envolve procedimentos técnicos destinados à organização, classificação, guarda e destinação dos documentos produzidos e recebidos pelas instituições. Nesse contexto, os arquivos são organizados em diferentes fases, de acordo com a frequência de uso e o valor administrativo, legal ou histórico das informações registradas. Considerando os conceitos relacionados à organização e ao controle de arquivos correntes, intermediários e permanentes, analise as proposições a seguir e a relação estabelecida entre elas:

I. Os documentos de arquivo podem ser classificados em correntes, intermediários e permanentes, conforme a frequência de utilização e o valor administrativo ou histórico que apresentam para a instituição.

PORQUE

II. Os documentos considerados correntes são aqueles em uso frequente pelas unidades administrativas, enquanto os intermediários aguardam destinação final após redução do uso administrativo, e os permanentes são preservados definitivamente em razão de seu valor histórico, informativo ou probatório.

A respeito dessas proposições, assinale a alternativa CORRETA:

No âmbito da Administração Pública, o tratamento das correspondências oficiais envolve rotinas formais de recebimento, registro, controle e expedição de documentos, garantindo rastreabilidade, segurança das informações e adequada tramitação administrativa. Considerando as boas práticas relacionadas à gestão de correspondências institucionais, analise as afirmativas a seguir e marque a opção INCORRETA:

Um Assistente em Administração de um órgão público municipal foi designado para auxiliar na organização documental após a extinção de uma autarquia local responsável pela gestão de serviços públicos. Durante o processo, verificou-se a existência de documentos em diferentes fases: alguns ainda consultados frequentemente, outros sem uso corrente, mas com valor administrativo, e um conjunto de documentos com reconhecido valor histórico.

Além disso, a equipe considerou a possibilidade de eliminar parte da documentação considerada obsoleta, sem consulta prévia a outro órgão.

À luz da Lei nº 8.159/1991, assinale a alternativa correta:

Durante auditoria interna em um órgão público, um Assistente em Administração identificou inconsistências na gestão documental, especialmente quanto à responsabilidade pela administração dos arquivos. Em determinado momento, foi levantada a hipótese de centralizar toda a documentação produzida pelos diferentes Poderes de um município sob a responsabilidade exclusiva do Poder Executivo local.

Além disso, surgiram dúvidas quanto à estrutura dos arquivos públicos nos diferentes entes federativos, especialmente no que se refere à existência de arquivos vinculados aos Poderes Legislativo e Judiciário.

À luz da Lei nº 8.159/1991, assinale a alternativa correta:

A obsolescência tecnológica é o principal desafio para a preservação digital a longo prazo. Diferentes estratégias são adotadas para garantir que a informação permaneça legível. Assinale a alternativa correta.

O gerenciamento de documentos em ambiente digital requer o uso de sistemas que garantam a integridade e o acesso a longo prazo. Acerca do assunto, registre V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:

( )O Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) deve ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e seus metadados ao longo do tempo.

( )A digitalização de documentos, por si só, garante o valor jurídico original do documento analógico, dispensando a certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

( )A cadeia de custódia refere-se à linha do tempo ininterrupta que documenta o controle e a preservação do documento digital desde a sua produção até a destinação final.

( )Metadados arquivísticos são dados estruturados que descrevem e permitem localizar, identificar e gerenciar os documentos, mas não são essenciais para a sua autenticidade.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

A gestão de documentos exige o cumprimento rigoroso de prazos e procedimentos de destinação final. Acerca do assunto, registre V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:

( )A eliminação de documentos públicos pode ser realizada sem a prévia publicação de edital de ciência de eliminação em diário oficial, desde que autorizada pelo gestor da unidade.

( )O recolhimento é a operação de transferência de documentos da fase corrente para a fase intermediária, visando aguardar a prescrição de prazos legais.

( )A transferência é o envio de documentos da fase corrente para a fase intermediária, onde os documentos são conservados por razões administrativas ou legais.

( )A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos (TTDD) é o instrumento que define os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo.

Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo:

Um arquivista, ao analisar um conjunto de documentos, observa que todos possuem o mesmo formato e estrutura de dados, mas diferem na função que exercem. Tecnicamente, a configuração que um documento assume de acordo com a atividade que o gerou é objeto de estudo específico. Assinale a alternativa correta.