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A respeito das regras do bom atendimento ao telefone, avalie as assertivas abaixo:
I. O telefone deve ser atendido antes do terceiro toque.
II. Postura na voz e ao sentar, palavras pronunciadas com calma e a Boca próxima ao telefone são procedimentos importantes para que a mensagem seja totalmente entendida pela outra parte.
III. É preciso valer se com o uso de frases como "quem gostaria?".
IV. Quem ligou é que deve desligar primeiro, assim ditam as boas maneiras.
Estão corretas:
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precisa se comunicar bem, isso significa dizer que suas mensagens precisam ter, dentre outros atributos, clareza, concisão e objetividade, para que alcancem a eficiência e eficácia esperadas. Para auxiliar no desenvolvimento das competências do emissor, Maximiano (2011) elaborou princípios que se aplicam tanto à comunicação escrita quanto à oral.
Considerando os princípios de Maximiano (2011) faça a correlação correta entre as entre as colunas abaixo:
1. Autocrítica e revisão
2. Entendimento do receptor
3. Articulação de ideias
4. Estrutura
5. Codificação eficaz
6. Objetivos no início
7. Contrato psicológico
( ) Comunicadores devem sempre conhecer os destinatários de suas mensagens.
( ) Tópicos da mensagem devem ser apresentados depois dos objetivos.
( ) Mensagem deve explicar finalidade logo no início.
( ) Um dos princípios mais importantes. Comunicadores devem sempre criticar suas próprias mensagens.
( ) Ideias claras transformam-se em mensagens compreensíveis.
( ) Escolha da forma de comunicação é estratégica.
( ) Comunicador deve decidir a ordem das informações na mensagem.
Marque a alternativa que apresentar a sequência CORRETA, de cima para baixo, da correlação entre o princípio expresso na coluna da esquerda e sua análise na coluna da direita.
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Com relação ao gerenciamento da agenda por parte do(a) Secretário(a), assinale V, para o que for Verdadeiro, e F, para o que for Falso:
( ) Pode-se utilizar a agenda para anotar contas a pagar.
( ) É recomendável agendar entrevistas para as primeiras horas do dia.
( ) Datas de aniversário de familiares podem ser anotadas na agenda.
( ) Não há restrições quanto ao agendamento de compromissos importantes logo após o retorno das férias do executivo que se está secretariando.
( ) A agenda do(a) Secretário(a) não precisa estar coerente com a de seu superior imediato.
A sequência CORRETA para as afirmações acima é:
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De acordo com a Lei nº 9.261, de 10 de Janeiro de 1996, são atribuições do Técnico em Secretariado:
I. Organização e manutenção dos arquivos da secretaria.
II. Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.
III. Registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas.
IV. Classificação, registro e distribuição de correspondência.
V. Execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informação e atendimento telefônico.
Sobre as atribuições do técnico em secretariado, está CORRETO o que se afirma em:
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Pode-se considerar o planejamento e a organização de eventos como uma responsabilidade adicional do(a) Secretário(a), principalmente durante as reuniões de trabalho. Sabendo-se que uma das fases do processo de planejamento de um evento é a definição de estratégias, tem-se:
I. Definição de data e horário.
II. Alocação de recursos financeiros.
III. Análise das variáveis socioambientais.
IV. Elaboração de relatórios.
V. Definição do local.
De acordo com as afirmações acima, são estratégias próprias do processo de planejamento de um evento:
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Uma das atribuições do(a) Secretário(a) é o gerenciamento da agenda, registrando e lembrando ao gestor (superior imediato) sobre seus compromissos. Um dos objetivos do uso da agenda, possivelmente, é a marcação do atendimento (reuniões/entrevistas) do público solicitante para com o gestor. Neste aspecto, é INCORRETO afirmar que, recepcionando as pessoas agendadas, o(a) Secretário(a) deve:
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Existem vários tipos de eventos e suas subdivisões. Alguns eventos promovidos por organizações (públicas ou privadas) incluem-se em programas de visitas, como _____________, que tem por finalidade apresentar a empresa a um público específico, por meio de uma programação criteriosamente preparada. As exposições fazem parte de outro grupo de eventos. Como alguns exemplos desse grupo temos: _____________, vernissage e _____________. Já os encontros técnicos e científicos podem ser divididos em _____________, _____________ e _____________, entre outros.
Em sequência, as palavras que completam CORRETAMENTE as lacunas do texto acima são:
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Considerando a natureza histórico-etimológica, a palavra “Secretário(a)” designa a seguinte compreensão:
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No contexto das ações organizacionais, os processos de gestão, suas estratégias, metas e resultados dependem, sobretudo, de um alinhamento coerente entre planejamento e execução. O(a) Secretário(a) está envolvido(a) nesse cenário, muitas vezes participando de forma direta em todos os processos intrínsecos aos desdobramentos das ações empresariais. Neste aspecto, considere as asserções abaixo:
1. O planejamento define as atividades que orientam a vinculação de recursos e o desempenho da empresa.
Porque:
2. A execução ajuda a criar estruturas para o processo de tomada de decisão.
Sobre estas duas afirmativas, é CORRETO afirmar que:
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São tarefas e responsabilidades do(a) secretário(a):
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