Na gestão documental da prefeitura, os documentos percorrem fases distintas conforme sua frequência de uso e seu valor. Considerando a teoria das três idades, o arquivo intermediário caracteriza-se como o conjunto de documentos que:

Uma correspondência oficial chega ao setor de protocolo da prefeitura para ser processada. Considerando a rotina de protocolo, ordene as etapas a seguir.
I.Autuação, com a formação e a numeração do processo.
II.Recebimento da correspondência no setor de protocolo.
III.Registro do documento nos sistemas de controle.
IV.Classificação do documento segundo o assunto.
A sequência correta das etapas

A gestão de documentos na prefeitura apoia-se na tabela de temporalidade para orientar guarda e descarte. Sobre o tema, julgue as afirmativas a seguir em verdadeiras (V) ou falsas (F).
(   ) A eliminação de documentos de arquivo dispensa qualquer autorização, bastando o decurso do prazo de guarda registrado na tabela de temporalidade para o arquivo corrente.
(   ) A tabela de temporalidade é o instrumento de destinação, resultante da avaliação documental, que fixa prazos de guarda e define a destinação final dos documentos.
(   ) Os documentos de valor secundário, recolhidos ao arquivo permanente, integram patrimônio arquivístico de guarda definitiva, sendo vedada a sua eliminação.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

O serviço de protocolo desempenha papel fundamental no controle da documentação que ingressa ou circula em uma organização, garantindo sua correta identificação, formalização, encaminhamento e acompanhamento.

Sobre as etapas de recepção, classificação, registro e distribuição de documentos, analise as alternativas e assinale a CORRETA:

No serviço de protocolo e arquivo, a correta aplicação das técnicas de arquivamento é fundamental para garantir a organização, a conservação e a rápida recuperação dos documentos.

A respeito dos tipos de arquivo, acessórios, fases do arquivamento, técnicas, sistemas e métodos de arquivamento, analise as afirmativas:

I. Quanto à frequência de uso e à fase de tramitação, o arquivo corrente reúne documentos frequentemente consultados e necessários às atividades administrativas, enquanto o arquivo intermediário concentra documentos que, embora menos utilizados, ainda aguardam destinação final.
II. O arquivo permanente é constituído por documentos que perderam qualquer valor administrativo, fiscal ou jurídico, devendo ser eliminados imediatamente para evitar acúmulo desnecessário.
III. Entre os acessórios utilizados na organização de arquivos podem ser encontrados pastas, fichários, caixas-arquivo, etiquetas, guias e outros elementos destinados a facilitar a guarda, identificação e localização dos documentos.
IV. No arquivamento, a classificação e a ordenação constituem procedimentos relevantes para a organização documental, sendo a classificação relacionada à definição das categorias ou assuntos e a ordenação à disposição dos documentos segundo determinado critério.
V. O método alfabético utiliza letras ou nomes como elemento principal de ordenação; já o método numérico utiliza números como elemento de referência, podendo exigir instrumentos auxiliares, como índices, para facilitar a localização dos documentos.
VI. No sistema direto de arquivamento, a localização do documento depende necessariamente da consulta prévia a um índice ou instrumento auxiliar que indique o código correspondente à sua localização física.

Estão CORRETAS:

Uma autarquia iniciou um projeto para converter processos físicos em documentos digitais. Antes da execução, a equipe foi informada de que digitalizar não significa apenas produzir uma imagem do documento. Para que os documentos digitalizados por uma entidade pública possam produzir os mesmos efeitos legais dos originais, o procedimento deve empregar assinatura digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), conservar os metadados mínimos associados aos arquivos e assegurar condições de integridade, confiabilidade, rastreabilidade, auditabilidade e qualidade da imagem. A equipe também foi alertada de que a digitalização não autoriza automaticamente a destruição dos documentos físicos, especialmente daqueles que possuam valor histórico. Com base no contexto apresentado, analise as afirmativas a seguir. Para cada afirmativa, assinale V, se ela for verdadeira, ou F, se ela for falsa. Depois, marque a alternativa que apresenta a sequência correta, de I a IV.
I. A autarquia deverá empregar assinatura digital no padrão da ICP-Brasil no procedimento descrito.
II. Os arquivos produzidos deverão conservar os metadados mínimos necessários à identificação e ao controle dos documentos.
III. Concluída a digitalização, a autarquia poderá destruir imediatamente todos os documentos físicos, inclusive aqueles de valor histórico.
IV. A adoção de registros de auditoria, controle da qualidade das imagens e mecanismos de rastreamento é compatível com os requisitos apresentados.

Ao receber uma correspondência oficial destinada a uma unidade municipal, o protocolo deve assegurar sua identificação e encaminhamento. Qual alternativa apresenta um fluxo compatível com essa atividade?

Sobre o ciclo vital dos documentos com base no contexto apresentado, analise as afirmativas a seguir. Para cada afirmativa, assinale V, se ela for verdadeira, ou F, se ela for falsa. Depois, marque a alternativa que apresenta a sequência correta, de I a IV.
I. Documentos correntes permanecem próximos às unidades produtoras porque são frequentemente consultados ou ainda cumprem sua finalidade administrativa.
II. Documentos intermediários continuam em uso frequente e podem ser eliminados sem avaliação ou tabela de temporalidade.
III. Documentos permanentes são preservados definitivamente em razão de seu valor secundário.
IV. Transferência é a passagem do arquivo corrente para o intermediário, enquanto o recolhimento é a passagem para o permanente.

No arquivamento digital de relatórios de movimentação de entrada e saída de ferramentas, o Almoxarife lida com metadados estruturados. De acordo com o Glossário de Documentos Arquivísticos Digitais do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), esses dados são conceituados como:

O Almoxarife lida diariamente com a inserção de dados em sistemas computadorizados de controle do tr/município. No âmbito da gestão documental, assinale a alternativa que indica CORRETAMENTE o conceito de SIGAD.