No âmbito das rotinas administrativas, o registro de entrada e movimentação de documentos em uma repartição pública é realizado por meio de um procedimento específico.

Assinale a alternativa que identifica corretamente esse procedimento.

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Considerando o arquivo de Primeira idade ou corrente, avalie as sentenças:

I - Constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente.
II - Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.
III - São os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva.

Após a análise, assinale a alternativa CORRETA:

Pode-se definir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. Sobre os métodos de arquivamento, analise as sentenças:

I - O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.
II - Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.
III - O método direto de arquivamento é aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde ele se encontra arquivado.
IV - O método indireto é aquele em que para se localizar um documento, necessita-se antes consultar um índice ou um código.
V - No método alfabético, a ordenação ocorre a partir de nomes existentes nos documentos.
VI - O método numérico, se divide em numérico simples (ordenação de acordo com um número relativo ao documento), cronológico (ordenação de acordo com a data do documento) ou dígito-terminal (ordenação principal de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento).
VII - O método geográfico, a ordenação é feita de acordo com o local de produção do documento.
VIII - O método ideográfico, a ordenação é realizada de acordo com o assunto do documento.

Após a análise, assinale a alternativa CORRETA:

Arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na constância e em decorrência de seus negócios, de suas atividades especificas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento. Referindo-se às funções do arquivo é correto, EXCETO:

De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Estes não podem ser misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos. A partir desse princípio básico, tem-se a ideia de pertinência territorial, segundo a qual os arquivos devem ficar custodiados em seu território de produção. Tal conceito refere-se ao:

Segundo Marilena Leite Paes, a gestão documental é essencial para garantir a organização das informações e preservar a memória institucional das organizações públicas. Analise as afirmações:

 

I. A classificação documental consiste em organizar os documentos conforme critérios previamente definidos.

 

II. A tramitação de documentos refere-se ao controle do percurso que o documento realiza entre setores administrativos.

 

III. O arquivamento de documentos dispensa qualquer método ou classificação quando se trata de documentos digitais.

 

IV. A conservação documental envolve medidas para preservar a integridade física e informacional dos documentos.