Pelas entidades, sejam públicas ou privadas, circulam um grande número de documentos rotineiramente. Elas produzem, recebem, armazenam, preservam e guardam uma grande quantidade destes documentos, que via de regra têm grande importância para as entidades.

A organização de todo esse material é essencial ao processo de comunicação.

Sobre o modo de organização e arquivamento, analise os itens abaixo:

I- Para a organização dos arquivos existem princípios básicos a serem observados, como segurança, previsão, simplicidade, acesso e flexibilidade.

II- A segurança dos arquivos é imprescindível. Por isso, é necessário tomar medidas protetivas contra incêndio, extravio e condições impróprias de preservação de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.

III- O organizar dos arquivos deve assegurar sigilo total e absoluto, pois essas informações só devem ser acessadas pelos sócios ou diretores da instituição.

IV- Todos os tipos e modos de arquivamento, precisam ter características de simplicidade de entendimento, funcionalidade e de lógica de fácil compreensão.

Estão CORRETOS os itens:

Analise as assertivas abaixo e marque a alternativa INCORRETA a respeito dos gêneros de documentos referentes à arquivologia.

Considere as informações quanto aos tipos de arquivo e suas classificações de uso e relacione as colunas de acordo com o significado. Em seguida, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta.

I. Arquivo permanente.

II. Arquivo corrente.

III. Arquivo intermediário.

( ) Documentos cujo uso é pouco frequente e, por isso, são destinados a um depósito de armazenamento temporário até que seja dada sua destinação final.

( ) Documentos cuja guarda é definitiva em função de seu valor.

( ) Documentos relacionados aos objetivos de sua produção ou recepção. Utilizados com frequência pelos órgãos.

Consideram-se documentos intermediários:

Analise as afirmativas abaixo sobre o uso de arquivos em organizações.

1. Os documentos passam por três fases distintas de arquivamento durante seu ciclo de vida.

2. As três fases do ciclo de vida dos documentos arquivados são: corrente, intermediária e permanente.

3. As três fases do ciclo de vida dos documentos arquivados são: diária, mensal e anual.

4. Incrementar ferramentas tecnológicas de gestão de arquivos pode ser útil para aumentar a eficiência e substituir controles arcaicos.

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

São funções típicas do setor de protocolo de uma organização pública:

1. Serviços de taquigrafia

2. Tradução de documentos

3. Recepção de documentos

4. Registro de documentos

Assinale a alternativa que indica todas as afirmativas corretas.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre expedição de correspondência no Brasil.

( ) Há diferentes formas de envio de correspondências.

( ) As diferentes formas de envio de correspondências podem ter valores distintos.

( ) As diferentes formas de envio de correspondências podem ter prazos de entrega distintos.

( ) Há somente duas formas de se enviar correspondências: carta social e SEDEX.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Identifique abaixo as afirmativas verdadeiras ( V ) e as falsas ( F ) sobre protocolo.

( ) O protocolo de documentos é atividade exclusiva do setor público.

( ) O protocolo de documentos é realizado em organizações públicas e privadas.

( ) A atividade de protocolo demanda uma série de procedimentos.

( ) O protocolo permite controle na tramitação de documentos.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.

Analise a definição abaixo:

“Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.”

(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)

Assinale a alternativa que aponta o termo importante para a área de protocolo e que corresponde a essa definição.