Considerando os serviços de arquivo e de protocolo e as atividades a eles inerentes, julgue o item a seguir.

Na escolha de mobiliários para o arquivo, alguns requisitos devem ser considerados, tais como a economia de espaço, a capacidade de expansão, a segurança, a resistência e a conveniência do serviço, mas não o tipo e o tamanho dos documentos.

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No contexto arquivístico, a avaliação corresponde à análise e à identificação do conteúdo dos documentos, o que possibilita a categorização dos assuntos e a atribuição de códigos.

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A palavra protocolo possui mais de uma denominação, podendo designar o próprio número de registro atribuído ao documento, o setor encarregado pelo recebimento, pelo registro, pela distribuição e pela movimentação de documentos e, ainda, um livro de registro de documentos recebidos e(ou) expedidos.

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Uma correspondência que contenha, em seu envelope, a identificação da instituição recebedora e o nome do colaborador a que se destina deve ser considerada, pelo setor de protocolo, caso não haja menção ao cargo do colaborador, como uma correspondência particular.

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Entre as atividades de protocolo, destaca-se a identificação do destino e da procedência das correspondências, que podem ser classificadas como internas, ou seja, aquelas trocadas apenas entre instituições, e externas, que são as trocadas entre os setores de uma mesma instituição.

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No que se refere à entidade criadora e mantenedora, os arquivos são classificados como públicos, institucionais, comerciais, familiares e pessoais, sendo que, de acordo com essa classificação, os arquivos produzidos em uma igreja são considerados como públicos.

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Em um arquivo, quando ocorre o empréstimo de algum documento, utiliza-se uma notação chamada “guia-fora”, também chamada de “ficha-fantasma”, que indica a ausência temporária do documento.

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Na escolha de um método de arquivamento institucional, dificilmente será empregado um método único, ocorrendo, na verdade, a definição de um método principal e de métodos auxiliares.

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Os arquivos, em relação à amplitude de atuação, são classificados como setoriais e gerais ou centrais.

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A palavra arquivo pode ser adequadamente utilizada para designar o órgão governamental ou institucional que tem como objetivo a guarda e a conservação dos documentos.