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O profissional de secretariado desempenha o seu papel com vistas a gerar resultados à empresa e ao executivo, de modo a necessitar de ferramentas eficientes para o acompanhamento de atividades, como é o caso da agenda. É por meio dela que são organizadas, planejadas e controladas as atividades. Nesse sentido, analise as assertivas a seguir.
I. Podem ser anotadas em uma agenda reuniões de diretoria, associações, clubes, acionistas e clientes.
II. É permitido anotar na agenda mensalidades (contas a pagar), contribuições assistenciais e vencimento de assinaturas de periódicos.
III. Ao agendar compromissos, o profissional de secretariado deve anotar os números dos telefones fixos e móveis das pessoas com as quais houve agendamentos.
IV. Ao agendar compromissos para o executivo, não é aconselhável o profissional de secretariado buscar informações com o solicitante da reunião acerca da temática a ser abordada.
V. É permitido colocar na agenda datas de aniversário de familiares do executivo.
Estão CORRETAS apenas:
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A Diretoria de Gestão de Pessoas do IFRN (DIGPE), localizada na Reitoria da Instituição, constantemente vem aprimorando suas diretrizes operacionais de funcionamento e precisa encaminhá-las às Coordenações de Gestão de Pessoas localizadas nos campi.
Considerando o caso hipotético, o diretor de Gestão de Pessoas deve utilizar como documento oficial, para transmitir as orientações.
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Considere um profissional de Secretariado Executivo que em suas atribuições presta assessoria ao criar, empregar, ressignificar e conceituar o seu conhecimento e a difusão do que ele realiza no ambiente do trabalho (NONATO JÚNIOR, 2009). É correto afirmar que esse profissional está desenvolvendo aspectos do eixo de:
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Para o atendimento telefônico de qualidade, é necessário o conhecimento de alguns princípios básicos, como cortesia, tranquilidade, atenção e modulação da voz.
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Uma das formas de melhor atender ao público está pautada nas habilidades individuais de comunicação, que podem ser aprimoradas por meio das capacitações profissionais e do contato direto com o público.
Segundo as boas práticas no atendimento ao público, deve-se adotar uma postura de
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As técnicas de Secretariado podem ser compreendidas como:
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O profissional de secretariado deve atuar nas empresas por meio de atenção e agilidade na busca da eficácia do fluxo de informações. Considerando a distribuição das correspondências, na visão de Veiga (2010), avalie os enunciados seguintes.
I. O secretário deve separar as correspondências em pilhas: particular, confidencial, publicidade, jornais e revistas, endereçadas a outros departamentos e ao seu. As correspondências confidenciais e particulares devem ser entregues fechadas, entretanto, alguns secretários estão autorizados pelo chefe a abri-las.
II. Esse profissional deve escrever a lápis nas correspondências as providências que devem ser tomadas.
III. O secretário deve carimbar a data de recebimento da carta e rubricar sobre o carimbo, independente do documento.
IV. As correspondências ou os periódicos (jornais, revistas, boletins, etc) que circulam em mais de dois departamentos devem ser colocados dentre de uma pasta, com a indicação do nome dos departamentos e/ou funcionários que lerão o material. A correspondência ou o periódico não necessariamente precisa ser arquivado após a circulação e rubrica de todos os interessados.
V. O secretário deve manter o envelope anexo à correspondência quando a carta for anônima ou se a data da postagem for importante. Se no papel não constar o endereço, o secretário deve transcrevê-lo a lápis.
Estão CORRETOS apenas
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Define-se como instrumento pelo qual Ministros ou outras autoridades expedem instruções sobre a organização e funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competência
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Dentre as alternativas seguintes, selecione aquela que não condiz com os mitos e os estereótipos que cercam a profissão de secretário.
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Figura - Disponível em: http://www.santanderuniversidades.com.br/Paginas/IESProgramaMobilidadeInternacional.aspx Acesso em fev./2014.
Uma vez em contato com as informações contidas na figura anterior, de um site, o papel da Secretaria de Relações Internacionais de uma instituição seria informar à comunidade acadêmico-administrativa a respeito da:
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