Em uma secretaria universitária, o auxiliar responsável pela digitalização de documentos adota as seguintes práticas: nomeia os arquivos como "doc1", "doc2" e assim sucessivamente; digitaliza frente e verso em arquivos separados, sem unificação posterior; reduz a resolução ao valor mínimo para economizar espaço em disco; e não realiza conferência de legibilidade após a digitalização. Analise as afirmativas a seguir:

I.A ausência de nomenclatura padronizada inviabiliza a recuperação eficiente dos documentos digitalizados.

II.A digitalização de frente e verso em arquivos separados, sem posterior unificação, fragmenta o registro eletrônico e compromete a integridade documental.

III.A redução da resolução ao valor mínimo é prática adequada quando a economia de espaço é prioritária, desde que o destinatário verifique a legibilidade ao receber o arquivo.

IV.A conferência de legibilidade após a digitalização é responsabilidade do servidor que executa o procedimento, não podendo ser transferida ao destinatário.

É correto o que se afirma em:

No contexto de digitalização progressiva dos acervos universitários, um setor administrativo questiona se documentos em meio eletrônico podem, em certas condições, produzir efeitos equivalentes aos do suporte físico. Assinale a alternativa correta:

Uma universidade multicampi utiliza malotes internos para circulação de documentos entre unidades acadêmicas e administrativas. Passaram a ocorrer atrasos e extravios porque alguns envios foram feitos sem conferência de conteúdo, sem identificação padronizada e sem registro de remessa. Assinale a alternativa correta:

Na rotina do almoxarifado, pequenas falhas em recebimento e armazenamento viram custo e retrabalho em inventários. Sobre recebimento, conferência, armazenamento e conservação de materiais, analise as afirmativas.

I. A conferência se encerra com contagem e assinatura, enquanto divergências de qualidade ficam para apuração posterior, pois o registro documental é suficiente na entrada.

II. O armazenamento em ambiente com umidade elevada favorece papéis e embalagens, pois reduz ressecamento e mantém integridade de etiquetas e selos.

III. O registro de entrada com data, fornecedor, identificação do item e responsável, aliado à inspeção de integridade, fortalece rastreabilidade e reduz perdas ao longo do tempo.

IV. A distribuição interna deve priorizar materiais com validade mais longa, pois essa lógica reduz vencimento e preserva o estoque recente para demandas futuras.

V. A adoção de níveis mínimo e máximo, com reposição baseada em consumo e tempo de reposição, reduz ruptura e excesso, melhorando previsibilidade do abastecimento.

Estão corretas as afirmativas:

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

No encaminhamento de correspondência oficial, a certificação digital do sistema dispensa o uso de envelopes e lacres para documentos sigilosos, tornando facultativa a proteção física durante o transporte.

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

A fase de expedição de correspondência envolve a conferência de destinatários e anexos, seguida do registro de saída, que serve como prova documental de cumprimento de prazos e resguarda direitos jurídicos e administrativos.

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

A distribuição de documentos pelo protocolo deve ocorrer imediatamente após a recepção, sendo facultativa a etapa de registro para comunicações internas de caráter urgente, a fim de assegurar a celeridade administrativa.

Quanto aos procedimentos de protocolo e expedição de correspondência, julgue os itens seguintes.

O registro de documentos no protocolo consiste na transcrição de dados para um sistema de controle, visando individualizar o documento e garantir a rastreabilidade de sua tramitação desde a entrada na instituição.

No âmbito da secretaria escolar, os sistemas e métodos de arquivamento são fundamentais para a organização, preservação e localização de documentos. Considerando esse tema, assinale a alternativa CORRETA.

Em um almoxarifado público, diversos documentos são gerados para registrar movimentações de materiais, solicitações internas e controle de entradas e saídas. A organização adequada desses registros permite consultas frequentes pelos setores responsáveis. Com base nesse contexto e nas noções de arquivologia, é CORRETO afirmar que: