A implementação de um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) dispensa a aplicação da tabela de temporalidade, pois o armazenamento em nuvem elimina o risco de obsolescência e a necessidade de descarte dos arquivos digitais.

Em grandes acervos de prontuários hospitalares, o método numérico simples é superior ao alfabético, pois utiliza uma chave única, uma matrícula, que elimina erros por homônimos e facilita a integração com sistemas digitais, embora se exija um índice alfabético auxiliar para a localização.

O método de arquivamento geográfico é um sistema indireto, pois exige a consulta a um índice auxiliar para localizar a documentação, uma vez que o ordenamento principal é feito com base na procedência ou no local de origem.

Na arquivística moderna, o valor de um documento é determinado por sua frequência de consulta, sendo que os documentos com valor secundário que não são consultados com frequência devem ser eliminados para otimizar o espaço físico.

Acerca dos procedimentos de protocolo e da expedição de correspondência, julgue os itens a seguir.

No processo de expedição de documentos oficiais, a etapa de encaminhamento dispensa a conferência de anexos citados no texto, presumindo-se que o redator do documento tenha incluído corretamente todos os arquivos, sendo o setor de expedição responsável apenas pela selagem e pela postagem.

Acerca dos procedimentos de protocolo e da expedição de correspondência, julgue os itens a seguir.

O registro de documentos recebidos deve ser realizado apenas em arquivos digitais, sendo proibido o uso de protocolos manuais ou livros de registro, visto que, pela norma arquivística atual, qualquer método que não seja informatizado é considerado sem valor legal para comprovação de recebimento.

Acerca dos procedimentos de protocolo e da expedição de correspondência, julgue os itens a seguir.

A classificação documental no protocolo, ao identificar o assunto e a natureza do documento, fundamenta a prioridade na tramitação, o que permitirá que documentos urgentes ou de natureza sensível sejam destacados para a distribuição imediata, otimizando o fluxo decisório.

Durante a reorganização do arquivo administrativo de um Instituto Federal (IF), a equipe responsável encontrou documentos derivados de diferentes setores, como da Direção de Ensino, da Coordenação de Extensão e do Departamento de Compras. Um servidor sugeriu reunir todos os documentos relacionados a projetos institucionais em uma única pasta temática, independentemente do setor que os produziu. A arquivista responsável pelo setor alertou que essa prática não seria adequada, pois documentos produzidos por diferentes unidades administrativas não devem ser misturados, devendo permanecer agrupados conforme sua origem institucional. De acordo com os princípios fundamentais da Arquivística, o princípio que fundamenta essa orientação é o da: